اغلى هاتف في العالم

تطبيقات الهواتف في مراكز الوثائق والارشيف

لقد انتشرت الهواتف المحمولة بشكل كبير بين فئات المجنمع مما ادى الى احداث تغيرات مهمة في الحياة الاجتماعية

 ويتضمن هدا الهاتف تطبيقات يمكن الحصول عليها مجانا او مقابل رسوم  مثل App store.

الدراسة في هدا المجال

تطبيقات في مجال الوثائق والارشيف

ظهرت التكنلوجيا في مجال الارشيف وبالتالي ثم التوجه الى توظيفها في انشطة لتلبية حاجيات المستفدين باعتبارها تنهض بالوعي .

فائدة الدراسة 

اشار عالما الارشيف الكنديانDucharme(1999)وCoutureان احد مجالات البحث في علم الارشيف المعاصر يتعلق بتكناوجيا المعلومات, وهدا المجال مفيد للطلاب والتخصصين في الارشيف  اما المسؤولين فتساعدهم الدراسة في استخلاص افكار تساعد في تطوير تطبيقات افضل قد تخدم انشطتها.

تساؤلات

- هل ابتكرت مراكز الوثائق والارشيف تطبيقات تساعدها في اداء مهمتها؟

- ماهي التحديات التي واجهتها  مراكز الارشيف في هدا المجال؟

دراسة عن ميزات تطبيقات الهواتف الدكية

هناك عدة دراسات من بينها دراسة (Gutierrez et al .(2011 التي قامت بتحليل النظام كاملا وتوصيف تطبيقات الهاتف الدكي التفاعلية , اما بنسبة  لتطبيقات في مؤسسات المعلومات فهناك دراسة حريرة2016 والتي ركزت على التطبيقات التي تنتشر في المكتبات ومراكز المعلومات وتقدم هده التطبيقات بعض الخدمات المكتبية مثل الرسائل القصيرة الى غيره.

نتائج الدراسة

عرفت السنوات الاخيرة في الدول سواء العربية او الاجنبية اعتماد رقمة الوتائق  وارشفتها الكترونيا’ ففي الولايات المتحدةامرت ادارة اوباما بتقديم خدمة افضل للشعب الامريكي وفي اطار هده الخطة انضمت وكالة الارشيف الوطني للولايات المتحدة   لخدمة الشعب الامريكي من خلال اطلاق تطبيقات.

برامج wise Doc Manager لارشفة المعلومات

wise Doc Managerهي اداة جديدة ومبتكرة توفر فرصة للمستخدم وتسمح له بادارة المستندات والمستندات الخاصة به هناك ,حيث يقدم البرنامج المعلومات في شكل شجرة متفرعة اومخطط هرمي ,مع التحرير والتعديل وهدا الاخير يشبه الى حد ما برنامج الكتابة الشهير Word لدلك ,لن يواجه المستخدمون اي مشكلة في التنقل في الواجهة ويمكن لاي مستخدم الوصول بسهولة الى ادوتها.

مراحل الارشفة الالكترونية

يمكن تقسيم الارشفة الالكترونية الى مرحلتين رئيسيتين

1-مرحلة التخطيط.

2-مرحلة التنفيد.

مراحل تخطيط الارشفة الالكترونية

وهي مقسمة الى مراحل فرعية على النحو التالي

مرحلة البحث والتحق

يسرد المستندات التي تريد عمل نسخ رقمية لها.

مرحلة التحليل

جرد شامل للوثائق الممثلة في ترتيب اولويات تحويلها من الورقية الى الالكترونية.

خطة مرحلة البناء

وضع خطة الاحتفاظ بالمستندات ,اي قواعد وقت الاحتفاظ وتعيينات تاريخ الترحيل والتدمير.

-مراحل اختيار البرامج والاجهزة الازمة

وويشمل دلك المعدات والبرامج الالية المخصصة للترفيه الالكتروني في المستندات والانظمة الرقمية.

- مراحل اعداد قاعدة البيانات

اعداد قواعد بيانات لتخزين ومعالجة الافلام الوثائقية الالكترونية.

مراحل تنفيد الارشفة الالكترونية

وهي مقسمة الى مراحل فرعية على النحو التالي.

مراحل اعداد المستندات الورقية من مواقع التخزين او المواقع المخصصة لتنفيد المشروع

في هده المرحلة ,يتم جمع بيانات ووثائق المستندات المختلفة وفقا لتصنيف محدد,ويتم ازالة المستندات المكررة منها,ويتم تجميع المستندات,ويتم تمييز المستندات لتمييزها وتسهيل اعادتها بعد انتهاءالمشروع, والعما جار..

مرحاة المسح 

يتم دلك من خلال ماسح ضوئي لتحويل مستند من ورق الى صور رقمية ,ويتم تخزين الصور الرقمية ومعالجتها في نظام رقمي متكامل مع جهاز كمبيوتر

مراقبة الجودة

بالتوازي مع المسح الضوئي ,هده هي المرحلة التي فيها فحص المستند من حيث الجودة مفارنة بالاصل لتحديد اي تناقضات او عيوب ,ويتم نسخها حتى ادا كانت هناك تغييرات طفيفة في المستند المنسوخ.

مراحل الفهرسة ووالفهرسة

انها عملية فهرسة وفهرسة المستندات ,المادية والوصفية ,ولهدا الغرض اما تعتمد على مواصفات محددة او تعتمد على انظمة (برمجيات)متخصصة لتحويل الرموز المشفرة ويمكنك بدلك  ربط المستندات بالبيانات دات الصلة .

مراحل التراجع عن المستندات

لاستعادة الملفات او المستندات التي تقوم بمسحها ضوئيا الى حالتها الاصلية ,قم بازالتها من بعضها البعض تم اعد ت تدبيسها

مرحلة الحفظ والتخزين 

وهدا يعني تخزين المستندات على مجموعة متنوعة من وسائط التخزين ,بما في دلك داكرة الكمبيوتر الخاصة ,بما في دلك الاقراص الممغنطة والاقراص المضغوطة,وتخزين المستندات على نظام مركزي يمثل طريقة نسخ احتياطي.

قي دلك الوقت ,تم تسهيل الارشفة الالكترونية من خلال وجود المواقع التي ساعدت في الارشفة الالكترونية  .

كما ان لدينا العديد من البرامج المساعدة مثل نظام الارشفة الالكترونية المباشر ونظام ارشفة eDoX و Drive GoogleوDropbox

تعرف على مزايا وعيوب الارشيفات الالكترونية , مثل امكانية السرقة او العبث والحاجة الى معدات وموظفين باهطة الثمن ,وحدوث اعطال في الاجهزة والمشاكل الفنية . او البرامج والحاجة المستمرة وقضايا الحفاظ على المدى الطويل لوجود الانتريت.

كل ما تحتاجه لانشاء ارشيف الكتروني هو بضعة اجهزة تخزن بيانتك ومعلوماتك ,وننشىء خوادم للمؤسسات الخاصة حتى تتمكن من تخزين وارشفة جميع البيانات والمعلومات والمستندات التي تريد ارشفتها. زيادة يساعد في حمايتكم من مشاكل الضياع او التلف ,ويوفر الوصول في اي وقت وفي اي مكان وسرعة استرداد سهلة,وسرعة تحديث البيانات والملفات ,والقدرة على البحث في الملفات او المستندات متعددة .طريقة واحدة ,على سبيل المثال بالاسم والرقم والموضوع وما الى دلك.